Posso resolver os 5 principais problemas da empresa com a cura milagrosa da agilidade?

Por Björn H erges - LCT Herges
Consultor, Coach & Trainer | Diretor da LCT Prime

Nos meus projectos de consultoria e seminários, as palavras-chave Scrum, hierarquias planas e gestão de projectos híbrida estão sempre a circular, seguidas de declarações como: "Temos de trabalhar mais depressa e de forma mais ágil".

Este é o momento ideal para premir o botão de paragem de emergência. Antes de escolher o método de gestão de projectos de elevado desempenho que vai mudar tudo para melhor e de comparar os custos de licença do software que lhe é precisamente adaptado, aconselho-o vivamente a analisar a situação atual.

Entre os 5 problemas mais frequentemente mencionados nas empresas estão repetidamente:

Comunicação (incorrecta, insuficiente, excessiva, não é efectuada entre departamentos)
Não tenho tempo (demasiados projectos ou tarefas... para além das minhas outras actividades)
Definição de prioridades (inexistente ou em constante mudança)
Data de conclusão (os projectos são concluídos tardiamente ou nem chegam a ser concluídos)
Falta de transparência e processos e responsabilidades pouco claros (mito: "a agilidade exige menos liderança")

Por isso, antes de iniciar o sprint ágil, tal como Usain Bolt fez em tempos, primeiro tenho de definir quais destes tópicos devem ter prioridade. Depois, começo a analisar as causas, por exemplo, com o método dos 5 porquês. Por fim, vejo quais as soluções que me trarão o maior valor acrescentado com o menor investimento. Com estes resultados, fico com uma ideia mais clara de qual a metodologia que me trará mais benefícios com menos efeitos secundários em termos de trabalho de mudança e alterações estruturais. É realmente ágil? Ou ainda a abordagem clássica através da análise da cadeia crítica? Ou talvez uma abordagem híbrida? Infelizmente, vejo com demasiada frequência a forma de atuação completamente humana e legítima de correr diretamente para a solução e para a cura milagrosa procurada, em vez de determinar antecipadamente o objetivo real com as medidas derivadas da análise da causa raiz. Demasiadas vezes, a questão é esquecida: o que significa trabalho ágil? Quais são as consequências, quais são as vantagens e desvantagens?

Além disso, existe o fenómeno da paixão pelo método. Muitas vezes, tenta-se alcançar os resultados desejados agarrando-se estritamente a um método, mesmo que este seja o caminho errado escolhido; o caminho para um círculo vicioso. A disciplina e a fiabilidade dos processos são aqui confundidas com a necessária flexibilidade na escolha do método correto. Todos os projectos são iguais? As minhas calças de fato de treino também não são a minha moda pessoal polivalente e posso usá-las em todas as ocasiões. Mesmo que queira usá-las o mais possível para mostrar a todos no trabalho que me sinto muito confortável lá. Mas é provável que isso cause uma ligeira irritação, o mais tardar na reunião de negócios. A minha abordagem preferida é, portanto, na maioria dos casos, um conceito híbrido de gestão de projectos que

a) combinar de forma sensata as ferramentas adequadas à minha empresa / serviço e assim

b) resolverá os 5 principais problemas acima referidos; e

c) goza de grande aceitação devido aos resultados positivos dos projectos e à sua menor complexidade.

Conclusão: cada projeto e cada empresa são únicos e, por vezes, exigem também uma estratégia e um método adaptados. Colocar todos os ovos no mesmo cesto "ágil" parece-me muito ousado em muitos casos, uma vez que simplesmente não é adequado para todos os tipos de projectos. Podemos obter óptimos resultados com o método ágil; eu próprio sou um grande fã dele. Mas também é frequentemente utilizado em projectos que requerem uma abordagem completamente diferente; aqui há falta de flexibilidade. Além disso, ainda há pessoas a trabalhar em todos os projectos e há também terceiros envolvidos. Estas pessoas também devem receber formação sobre a metodologia adequada e aceitar e querer utilizá-la. A melhor metodologia, a melhor ferramenta de software não lhe servirá de nada se os processos subjacentes não forem previamente analisados, optimizados e definidos de forma clara. No final, é sempre o resultado que conta. Quando se compra uma máquina de café, ninguém está interessado em saber se o planeamento da máquina foi feito de forma ágil, híbrida ou clássica. O que conta é o resultado; o que conta é o prazer do café. Os respectivos métodos e ferramentas devem, por isso, ser cuidadosamente escolhidos, combinados de forma orientada para os objectivos e também comunicados. Não existe O método perfeito; não existe A cura milagrosa. Tendo isto em mente, divirta-se e tenha sucesso com os próximos projectos e, acima de tudo, utilize o método certo.